Pegertian SOP (Standart Operasional Prosedur)

Assalamu'alaikum Wr Wb.

Hai Teman-teman pada kesempatan kali ni saya akan shering tentang SOP (Standar Operasional Prosedur), langsung saja penjelasannya.

A. Pengertian
    Standart Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

B. Manfaat (SOP)
 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan tugasnya.
 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
 4. Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.

C. Tujuan (SOP)
 1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja. 
 2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
 3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
 4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

D. Fungsi(SOP)
 1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
 2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
 3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
    Oleh karena itu diperlukan standart-standart operasi prosedur sebagai acuan secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

E. Keuntungan adanya (SOP)
 1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
 2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
 3. SOP uga bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja pegawai.

F. Simbol-Simbol Prosedur Operasi Standar
 1. Format umum SOP

    Ada empat faktor yand dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan  (SOP) yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:

• Banyaknya keputusan yang kan dibuat dalam suatu prosedur.
• Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.
• Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standart (SOP)
• Tujuan yang ingin di capai dalam pembuatan (SOP) ini.

Ada 4 jenis format umum  (SOP)
a. Langkah sederhana (simple steps)
    Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah di susun.
b. Thapan berurutan (Hierarchical steps)
    1. Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
c.Grafik (grapic)
   Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon)
d. Diagram alir (Flowcharts)
    lowchart merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (Kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban) seperti: jawaban "ya" atau "tidak", "lengkap" atau "tidak", "benar" atau "salah", dsb. Simbol-simbol otersebut memiliki fungsi yang berrsifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan dari simbol dasar flowchart (basic symbols of flowchart) yang terdiri dari 4 simbol, yaitu:
 1. Simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
 2. Simbol kotak/process, umtuk mendiskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
 3. Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
 4. Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan (alur proses kegiatan)

    Format standart operating prosedure dalam bentukflowchart terdiri dari 2 jenid yaitu:
1. Linear flowchart (diagram alir linier)
    Ciri utama dari format linear flowchart ini adalah unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur pelaksanaan dan menuliskan rumusan kegiatan secara singkat di dalam simbol yang di pakai.
2. Branching flowchart (diagaram alir bercabang). Format Branching Flowchart memiliki ciri utama dipisahkannya unsur pelaksana dalam kolok-kolom yang terpisah dari kolom kegiatandan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.

2. Simbol-simbol dalam prosedur kerja.
a. jenis-jenis sombol
 1. Lingkaran besar
 2. Belah ketupat
 3. Segi empat bujur sangkar
 4. segi tiga terbalik
 5. segi tiga ganda terbalik
 6. lingkaran kecil
 7. anak panah

b. Kegunaan Sibol-simbol dalam prosedur
 1. jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu bidang tugas.
 2. Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap tahap atau jenis pekerjaan da waktu seluruhnya yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
 3. Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang diperlukan untuk dapat mengerjakan dengan sebaik-baiknya.
 4. Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat mengerjakn pekerjaan.
 5. Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja pegawai.

G. Jenis-jenis SOP dalam administrasi perkantoran
 1. Berdasarkan sifat kegatan.
 a. SOP teknis dan ciri-cirinya.

• Pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
• Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

b. SOP administratif dan ciri-cirinya.

• Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal.
• Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

H. Referensi

• Ebook SOP (Standar Operasional Prosedur) 

Sekian tentang SOP, semoga bermanfaat.

Wassalamu'alaikum Wr Wb.